イベントのチラシやネットを通じたお知らせの最後に付け足す一言。
いわゆる「注意事項」はかなり大事です。この1行の情報を事前に伝えていなかったことで、大きなトラブルになった、私もそんな経験を何度もしています。
弊社では様々な注意事項をリスト化し、新たなトラブルを経験する度に新たに加えています。広報や資料作成の際には、毎回リストから今回付け加える注意事項はどれにしようかと考えています。
注意事項リストは「事業者向け」「参加者向け」とあります。
「事業者向け」
イベントの出店者向けの資料に加える「雨の場合大きく集客が減少します、ご了承下さい」という注意事項。イベント当日に雨で期待した集客が得られなかった場合、この1文がなければ、出店者からクレームが寄せられる可能性がありますが、この注意事項があれば「雨だから仕方ないよね」と理解につながります。
その他「雨天延期の際、仕入れたものの損害賠償はできかねます」と入れない事で損害賠償をうけましたが、この注意事項をいれてからは一度もありません。
「参加者向け」
イベントチラシに添える「早期完売する場合がございます」の一言。
この1文がなければ、来場したお客様から「そんなに早くなくなるのはおかしいだろう」と不満の声が上がる場合がありますが、注意事項があればお客様からご理解が頂きやすい状況をつくれます。
上記は一ほんの例です。そのほかにも駐車場、夜間警備、キャンセルの返金、出店場所、顧客トラブル、保険対象、物損、荒天対応など、イベントには様々なリスク事項があります。そのリスク量は、注意事項があるかないかで天と地の差ほどに変わります。
事前に企画で起こりえるリスクを十分に考え、注意事項として事前に伝えることでリスクヘッジになります。
皆さんも注意事項リストを作ってみてはいかがでしょうか？
以下は注意事項の例です。
事業者(企画書掲載)の注意事項例
【開催日と天候対応について】
・雨天決行、荒天時は〇月〇日に延期いたします。延期判断は2日前に行います。
・延期や雨天による集客減少による仕入れや準備費用の損害賠償はお受けできません。
・雨天時の雨対策は各自で行い、集客減の可能性もご了承願います。
【説明会について】
・出店確定者説明会は、原則として現地またはオンラインのいずれかで必ずご参加ください。
・ご都合がつかない場合はアーカイブ映像を共有します。
【搬入・搬出について】
・搬入準備：〇月〇日〇時～〇時、〇月〇日〇時～〇時
・搬出撤去：イベント終了後〇時～〇時
・出店者用の駐車場はございません。
【安全管理】
・火器類や発電機を使用する際は、期限内の消火器を必ず1台ご持参ください。
・火器の下には防火ボードを敷き、発電機は防音タイプを使用してください。
・テント使用時は、重りを必ず使用し、地中へのペグ打ちは禁止です。
・風による商品や備品の飛散や倒壊に十分注意してください。
・イベント中の物損・盗難・参加者とのトラブルに関して、主催者は一切の責任を負いかねますが、スタッフが対応いたします。
・主催者は、主催者側に過失があった場合のみ適用される保険に加入しています。
【運営上の注意事項】
・ブースの場所指定や選択はできません。
・ブースを超えた呼び込み、大声での営業やマイク使用は禁止です。
・音楽やBGMの使用は禁止いたします。
・電源使用は、申請容量内でお願いします。
・備品等を破損した場合は、弁償をお願いする場合があります。
・賞品や商品の転売は禁止です。
【キャンセルおよび変更について】
・お申し込み後の出店キャンセルおよび備品・内容の変更は原則不可です。
・〇月〇日以降のキャンセルは、出店料を全額請求いたします。
【各種申請について】
・主催者が実施する申請は〇〇および〇〇のみです。それ以外の必要申請は各自でお願いいたします。
・食中毒等のトラブルに関しては、主催者は責任を負いかねますので、店舗で十分な衛生管理をお願いいたします。
【連絡と掲示物について】
・ご連絡は迷惑メール防止のため、To欄にてメール送付します。
・チラシには出店名の掲載はありませんが、当日の会場看板には掲載します。記載名に変更がある場合は、〇月〇日までにご連絡ください。
・制作物のデータ変更は許可なく行えません。
【会場運営とマナー】
・近隣ブースや来場者の通行を妨げる設置はご遠慮ください。
・釣銭や決済機器の準備は各自で万全にお願いいたします。
・ブースを無人にすることは原則お控えください。やむを得ず離れる場合は、貴重品管理を徹底してください。
・ゴミは各自で必ずお持ち帰りください。
【撮影について】
・イベント当日に主催者や関係者による写真・映像撮影を行い、SNS等で公開する場合がありますのでご了承ください。
【健康管理】
・熱中症や寒さ対策を各自で行い、体調不良の場合は速やかに本部までご連絡ください。
【トラブル対応】
・問題・不明点・クレーム・落とし物などが発生した場合は、直ちに本部までご連絡ください。
・イベントルールに違反した場合、退店をお願いすることがあります。その場合でも出店料の返金は致しません。
参加者用(広報物掲載)の注意事項例
【イベントの開催と変更について】
・イベントは荒天や社会情勢などにより、延期または中止になる場合があります。変更のお知らせは〇月〇日に〇〇に掲載しますので、事前にご確認ください。
・〇月〇日以降にキャンセルされる場合は、料金を全額ご負担いただきます。チケットの返金はできません。
【受付とご利用案内】
・参加の際は、本部での事前受付が必要です。
・ブースが混雑している場合や商品が早期完売した場合、サービスのご利用や商品の購入ができないことがあります。
【駐車場と施設について】
・駐車場はございません。公共交通機関のご利用をお願いいたします。
・会場内にはトイレがありません。近隣施設をご利用ください。
【安全とマナーについて】
・熱がある方や体調不良の方はご参加をお控えください。
・小さなお子様をお連れの場合は、目を離さないよう十分ご注意ください。迷子や事故が起きた場合は、速やかに本部にご連絡ください。
・会場内は禁煙です。喫煙は所定の喫煙所でお願いいたします。
・ペットの同伴は禁止しています（盲導犬・介助犬を除く）。
・会場内では安全のため、走行や危険行為、他者への迷惑行為を禁止します。スタッフの指示に従わない場合は退場していただくことがあります。
【撮影・記録について】
・会場内での無許可の撮影、録音、録画、取材は禁止です。撮影等を希望する場合は、必ず主催者までご相談ください。
・主催者または関係者がイベントの記録撮影を行う場合があります。撮影した映像・写真は広報等に使用されることがありますのでご了承ください。
【トラブル・損害について】
・備品等を破損した場合、弁償をお願いすることがあります。
・盗難や他の参加者とのトラブルについて、主催者は責任を負いかねますが、トラブル発生時はスタッフまでお知らせください。
・主催者が加入する保険は、主催者の過失による損害のみ補償されます。参加者ご自身の過失による損害は対象外となります。
・賞品の転売は禁止です。
【ゴミ処理について】
・ゴミは必ず各自でお持ち帰りいただくか、会場内の分別ゴミ箱をご利用ください。会場美化にご協力をお願いいたします。
【会場での行動】
・混雑緩和のため、係員の誘導・指示に従って行動をお願いします。
この記事はノウハウの一部を簡潔に紹介しております。
手法・事例の詳細は文字では全て書ききれない為、省かせて頂いております。
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