企画の成功には、出店者との円滑なコミュニケーションと正確な情報共有が不可欠です。
説明会は、
・まとめて説明する事で、時間の効率化
・情報伝達のブレを無くす、質疑応答の共有など制度を高める
というメリットがあり、主催者と出店者の意思疎通を効率化し、情報伝達の精度高める重要な役割を担います。
ここでは、説明会の目的と効果的な手法を整理しました。
適切な説明会開催は、トラブルの未然防止だけでなく、参加者満足度の向上と運営体制の強化にもつながります。

【出店募集者説明会】
◆目的
出店を検討している方に効率よく、精度の高い情報を提供するために開催します。

◆手法
会場とオンラインを活用し時間をズラしての実施がオススメです。　日程を変更するのも効果的です。
1回目の説明会では、質疑応答や説明して気づく補足箇所がある事が多い為、1回目の説明後に企画書の修正する時間をもうけてブラッシュアップする事がオススメです。
・会場での説明会開催の流れ例
　⑴趣旨説明　⑵企画書をもとに説明　⑶会場でブース場所を紹介　⑷質疑応答
・オンラインでの説明会開催の流れ例
　⑴趣旨説明　⑵企画書をもとに説明　⑶質疑応答
※不参加の方には、アーカイブを取り共有すると効率的です。

◆時期
出店集めはなるべく早いに越した方が良いです。

◆回数
まずは1回実施し、足りなければ2、3回目の日程を設定して活用していきます。　
※ある程度集まってきたら個別説明やアーカイブ共有で実施します。

【出店確定者説明会】
◆目的
出店申込から時期が空き、忘れている、内容の修正箇所もあるため説明会が必要であるが、届けるのに効率よく、精度の高い情報を提供するため開催します。
また、広報物が完成している時期でもあるので、広報物を渡す良い場にもなります。

◆手法
会場とオンラインを活用し時間をズラして実施をオススメ。　日程を変更するのも効果的です。
1回目の説明会では、質疑応答や説明して気づく補足箇所がある事が多い為、1回目の説明後に企画書の修正する時間をもうけてブラッシュアップする事がオススメです。
・会場での説明会開催の流れ例
　⑴趣旨説明　⑵企画書をもとに説明　⑶各出店場所の紹介(必要に応じて)　⑷会場でブース場所を紹介　⑸質疑応答　⑹広報物を渡す
・オンライン説明会開催の流れ例
　⑴趣旨説明　⑵企画書をもとに説明　⑶各出店場所の紹介(必要に応じて)　⑷質疑応答
　※不参加の方には、アーカイブを取り共有すると効率的です。

◆時期
イベント開催の4週間前後が理想です。

◆回数
1回のみ　不参加者にはアーカイブ対応します。
※出店申込の企画書に出店確定者説明会の日程を入れます。　
※日程調整が大変な為です。　　
　【例文】出店確定者説明会は現地会場で〇月〇日〇時～〇時に、オンラインでは〇月〇日〇時～〇時になります。
　原則参加の方お願いいたします。　ご参加できない場合はアーカイブを共有いたします。
※予約制の企画はチラシ配布は早めが良い為、説明会を待たずに完成した時点で配布する方が良いです。

【主催者としてのポイント】
説明会は単なる情報伝達の場ではなく、出店者と信頼関係を築き、協力体制を作る絶好の機会です。十分な時間を確保し、双方向のコミュニケーションを大切にしてください。

この記事はノウハウの一部を簡潔に紹介しております。
手法・事例の詳細は文字では全て書ききれない為、省かせて頂いております。
伴走支援では、プレイヤーの事業を通してノウハウを活用し支援・育成を行っております。